DocTag

​Chráňte svoje intelektuálne vlastníctvo pomocou klasifikácie dokumentov.

Znalosti, skúsenosti a postupy mnohých firiem uložené v dokumentoch sa stávajú čím ďalej hodnotnejšími aktívami. Mnoho z nich totiž obsahuje informácie, ktoré by sa rozhodne nemali ocitnúť v nepovolaných rukách. Spoločnostiam zaisťujú konkurenčnú výhodu a udržujú vlastné know-how aj celé intelektuálne vlastníctvo.
Riešením, ako rozlíšiť dokumenty rôzneho stupňa dôležitosti, je bezpečnostná klasifikácia dokumentov – Document Tagging. Jednotlivé značky definujú postupy distribúcie, skartácie, uloženia a ďalšieho nakladania s dokumentom v priebehu jeho životného cyklu.

Prečo si pre bezpečnostnú klasifikáciu dokumentov vybrať práve Cleverlance

• Rozsiahle skúsenosti s nasadením v komerčnom sektore aj vo verejnej správe.
• Riešenie klasifikácie dokumentov je súčasťou kompletného bezpečnostného portfólia.
• Široká podpora rôznych typov dokumentov – okrem bežných aplikácií Microsoft Office podporujeme napríklad aj MS Project a MS Visio, v ktorých sa často skrývajú veľmi citlivé údaje.
• Český výrobca celého riešenia s pôsobnosťou v strednej a východnej Európe.

Najdôležitejšie výhody a prínosy riešení Cleverlance

• Bezpečnejšie a kontrolované šírenie dokumentov v organizácii aj pri započítaní ľudského faktora.
• Ľahšie a jednoduchšie hodnotenie stupňa dôvernosti dokumentov.
• Zvýšenie zodpovednosti zamestnancov za nakladanie s dokumentmi.
• Znížené riziko možného zneužitia dôverných a tajných informácií.
  

Ako Document Tagging funguje

Na uľahčenie hodnotenia dôvernosti dokumentov je možné klasifikovať dokumenty v štyroch základných stupňoch.

Medzi ne patria:

• Verejné – zahŕňa informácie, ktoré môžu byť sprístupnené komukoľvek vnútri aj mimo spoločnosti.
• Len pre interné účely – zahŕňa informácie vyžadujúce ochranu pred neoprávneným zverejnením, úpravami, zničením alebo neoprávneným použitím, ale citlivosť týchto informácií je nižšia ako v prípade dôverných informácií.
• Dôverné – zahŕňa informácie o jednotlivcoch a spoločnosti, ktorých vyzradenie by mohlo mať negatívny dopad na jednotlivca či celú spoločnosť.
• Tajné – zahŕňa tajné informácie so strategickým významom pre spoločnosť.

Pri všetkých týchto dokumentoch je zaručené, že vo vybratom mieste bude vždy umiestnené informácie obsahujúce:

• úroveň dôvernosti,
• autora dokumentu,
• dátum vytvorenia,
• autora poslednej úpravy,
• dátum úpravy, prípadne vytlačenie.

Používateľ si môže zvoliť horný alebo spodný okraj dokumentu a tiež pozíciu vľavo, v strede alebo vpravo.

Klasifikačná známka pritom bude do dokumentu vložená aj v prípade, že ju používateľ zmaže. Pravidlo platí najmä v prípade tlače. Pre dokument úrovne interné alebo verejné sa klasifikačná známka netlačí.
Dokumenty môžu pritom používatelia aj šifrovať. Platí to pre úrovne „Dôverné“ alebo „Tajné“. Na výber majú niekoľko metód (RMS, ZIP alebo akékoľvek ďalšie schválené šifrovacie riešenie), ktoré si zvolia hneď potom, čo oklasifikují dokument. 



Po kliknutí na jednu z možností sa spustí príslušný šifrovací nástroj a údaje bude možné zašifrovať. Šifrovací nástroj bude možné pridávať konfiguračne ako odkaz na externý spustiteľný súbor (EXE, BAT...), ak nie je uvedené inak. V prípade, že príslušný nástroj nie je na počítači nainštalovaný, t. j. neexistuje príslušný spustiteľný súbor, dialógové okno ho nebude ponúkať.
Súčasťou riešenia je aj hromadná klasifikácia. Ide o klasifikáciu dokumentov v špeciálnom režime spúšťanom v programe Prieskumník systému Windows. V kontextovej ponuke pri stlačení pravého tlačidla myši sa – podobne ako napríklad pri komprimácii programom ZIP – zobrazí ďalšia ponuka „Klasifikovať“. Oproti hodnoteniu dôvernosti jednotlivých dokumentov je navyše k dispozícii voľba „Silná reklasifikácia“. V prípade, že je vybratá, tak program aktualizuje klasifikáciu pri dokumentoch, ktoré už boli hodnotené. V opačnom prípade sa takéto dokumenty vylúčia z klasifikačného procesu.
Trochu iný prípad nastáva pri klasifikácii e-mailov v programe MS Outlook. Klasifikácia tu totiž nie je povinná. Používateľ si môže pomocou ikony vyvolať dialógové okno klasifikácie dokumentov a e-maily označiť ako dôverné alebo tajné. Prijaté správy (vo formáte HTML alebo MSG) sú potom klasifikované pri prípadnom ukladaní (voľba „Uložiť ako...“ vyvolá klasifikáciu).

Ak bude klasifikácia vykonaná, bude stupeň hodnotenia dôvernosti automaticky vložený do predmetu správy a ako prvý riadok v tele správy. Do vlastnosti dokumentov (e-mailu) sa následne uloží aj stupeň utajenia na „Dôverné“.

Vízia

Produkt Document Taging sa rozšíri o automatizované sledovanie pohybu elektronických dokumentov vo firme medzi používateľmi a rozšírenie podpory aj pre produkty Microsoft Office SharePoint Server a Microsoft Exchange Server. Bezpečnosť nehmotného vlastníctva spoločnosti sa tým ďalej zvýši.